Как вести учет приказов в организации

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Постановление Росархива от 6 сентября года устанавливает порядок учета приказов в организациях. Согласно ст. Учет персонала отделен от бухгалтерского и управленческого: вопросы, касающиеся внешнего и внутреннего движения кадров, вынесены за рамки основной деятельности фирмы, поэтому приказы по личному составу не могут регистрироваться вместе с производственными документами. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется внутренними локальными актами организации. Специального бланка журнала регистрации приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя форму данного документа.

Активировать демодоступ. В статье расскажем, как составить и вести журнал регистрации приказов по личному составу.

Разработайте коллективный договор по кадровой политике, включая порядок делопроизводства. В качестве приложения к локальному акту компании составьте журнал регистрации приказов.

Регистрация приказов в организации

Акция месяца 8 88 Документооборот крупной коммерческой компании может быть весьма объемным. При этом все документы должны находиться в полном порядке, обеспечивающем возможность быстрого поиска нужной бумаги. В этой статье мы опишем, как организации может помочь налаженная система регистрации приказов в организации в году, которая ведется при помощи журнала учета приказов. Образец такого документа включает в себя несколько вариантов, в том числе журналы регистрации приказов и журналы по приказам по кадрам.

Как правило, в штате коммерческой организации присутствует специальный сотрудник, который является лицом, ответственным за ведение документооборота. В случае, если речь идет о крупном предприятии с разветвленной структурной системой, соответствующие функции могут быть возложены на профильный отдел, имеющий те же задачи. В обеих ситуациях для того, чтобы обеспечить упорядоченность документов, издаваемых в компании, обыкновенно осуществляется процедура регистрации приказов.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда. Скачать все приказы. Скачать книгу. Для этого достаточно удобно использовать специальную форму, которая в сложившейся практике получила название журнала регистрации приказов.

При этом, однако, действующее законодательство не содержит строгих указаний относительно того, какой именно вид должен иметь такой документ. Поэтому каждая компания вправе самостоятельно установить форму журнала учета приказов. Образец этого журнала, который используется наиболее часто, как правило, включает в себя следующие графы:. В течение длительного времени процедура регистрации приказов осуществлялась преимущественно в бумажном виде при помощи журнала регистрации приказов , оформленного в виде брошюры.

Однако развитие новых технологий документооборота вносит свои коррективы и в эту сферу деятельности. Сегодня многие компании уже осознали удобство ведения документации в электронном виде, поэтому зачастую журнал регистрации приказов в организациях ведется в электронном виде. В нормативно-правовой базе, регулирующей вопросы осуществления документооборота в коммерческих компаниях, не содержится каких-либо инструкций относительно требуемой формы учета документации предприятия.

Поэтому руководство организаций имеет право определить, какой вид учета издаваемых документов — электронный или бумажный — является наиболее удобным в конкретном случае.

Опытные специалисты рекомендуют дублировать эти данные в бумажном и в электронном виде. При одновременном оформлении приказа в обеих системах объем дополнительной работы оказывается не слишком большим, однако при этом сохраняются все преимущества обоих подходов к ведению документооборота. Так, бумажный бланк журнала регистрации приказов сохранит зафиксированные данные в случае проблем с электронным носителем, а электронная форма журнала обеспечит удобство поиска и хранения данных.

В этом нормативно-правовом документе содержится указание на то, что в пределах одного календарного года в организации следует вести сквозную нумерацию выпускаемых документов. Обратите внимание: эти действия обеспечит возможность отслеживания хронологического порядка их издания. Поэтому ведение документооборота требует от ответственных сотрудников дисциплинированности и аккуратности в оформлении приказов и прочих бумаг.

Кроме того, им необходимо иметь в виду, что та же типовая инструкция содержит рекомендации относительно разделения всего объема документации на группы, соответствующие предмету конкретного приказа. Так, в частности, речь идет о разделении документов на следующие категории:. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Тем не менее, они не являются строго обязательными к соблюдению.

При этом они могут быть использованы в качестве основы для составления собственных форм, которые будут применяться в организации. В определенном смысле электронная форма ведения документации предприятия является весьма удобной в связи с наличием в действующем законодательстве требований о длительных сроках хранения отдельных типов документов.

Так, в случае, если их количество является достаточно большим, журнал учета приказов, образец которого оформлен в электронном виде, будет обеспечивать возможность гораздо более компактного хранения необходимых данных, чем их бумажная форма. Актуальные сроки хранения различных типов документов установлены приказом Министерства культуры РФ от 25 августа г.

В частности, этот документ требует, чтобы любая компания соблюдала следующие сроки наличия документации в архиве:.

После окончания нормативного срока хранения конкретных документов они могут быть уничтожены в порядке, установленном действующим законодательством. Для этого создается специальная комиссия, которая определяет остаточную ценность таких бумаг.

В случае, если они признаются подлежащими уничтожению, в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству оформляется специальный акт, подтверждающий их передачу на ликвидацию. В свою очередь, физическое уничтожение документов производится посредством их отправки на вторичную переработку или шредирование. Поскольку для разных типов документов установлены различные сроки хранения, специалист, ответственный за ведение документооборота в компании, должен периодически проводить анализ имеющихся в архиве компании бумаг на предмет выявления приказов, срок хранения которых уже истек.

Обратите внимание! Для удобства этой деятельности целесообразно организовать хранение приказов с различными нормативными сроками раздельно. Это позволит существенно сэкономить время сотрудника на разбор соответствующих бумаг. В соответствии с положениями приказа Министерства культуры РФ от 25 августа г. N документы, посвященные отправлению вопросов, связанных с ведением административно-хозяйственной работы организации, подлежат регистрации в специальной форме. Речь идет о журнале регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности, оформление которого имеет свои особенности.

Он включает в себя следующие вопросы:. Общие правила оформления приказов по административной-хозяйственной деятельности, установленные ГОСТ Р 6. Опытныеделопроизводители рекомендуют в этом случае дополнять стандартный номер приказа буквенным кодом, указывающим на его тематическую принадлежность. Некоторые из приказов этой категории имеют постоянный срок хранения или подлежат замене только в случае издания новых документов. Однако большую часть таких приказов необходимо хранить не дольше пяти лет.

Документы, касающиеся оформления трудовых отношений с личным составом организации, следует фиксировать в книге регистрации приказов по кадрам. Образец этого документа, как правило, включает в себя те же основные графы, что и прочие вид журналов регистрации приказов. Однако в данном случае специалисту, обеспечивающему контроль за ведением документооборота на предприятии, необходимо следить за тем, чтобы в этом журнале был отражен весь спектр документов, касающихся вопросов движения личного состава.

Он включает в себя:. Некоторых из приказов, относящихся к перечисленным категориям, имеют более короткий срок хранения, чем максимальная летняя продолжительность, установленная для наиболее важных видов приказов по личному составу. Таким образом, регистрация приказов, издаваемых организацией, — это достаточно трудоемкий процесс, требующий соблюдения большого количества нюансов и требований.

Вместе с тем, обеспечение безукоризненного порядка в документообороте — это залог эффективной работы предприятия и отсутствия проблем с контролирующими органами.

Поэтому к вопросу регистрации документов ответственным специалистам необходимо подходить с особенной тщательностью и аккуратностью. Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Все изменения в кадрах в этом году: как учесть в работе. О сайте Контакты Ввести код доступа. А еще Статьи Приказы. Регистрация приказов в организации. Темы: Кадровое делопроизводство Приказы. Из этой статьи вы узнаете: что собой представляет журнал учета приказов, образец которого следует применять для организации документооборота; как используются журналы регистрации приказов; как оформляются журналы по приказам по кадрам.

Журнал учета приказов: образец Как правило, в штате коммерческой организации присутствует специальный сотрудник, который является лицом, ответственным за ведение документооборота.

В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов. Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов. Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.

Читайте по теме в электронном журнале. Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.

Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.

Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Популярные материалы: План проверок ГИТ на год Что делать, если вы нарушили закон о персданных данных Роскомнадзор: проверки в году Изменения в трудовом законодательстве таблица Что делать, если вы нарушили трудовой договор Защита персональных данных: пошаговая инструкция ГПХ с иностранцем: скачать Как подготовить приказ об увольнении. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Как вы относитесь к перекурам на работе?

Они помогают отвлечься от рутины. Я — против. Это вредно для здоровья и отнимает много времени. Мне все равно, я не курю. Категорически против. Почему одни работают, а другие отдыхают на перекурах. Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. ПФР в очередной раз изменил правила сдачи электронных отчетов.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений. В отличие от приказов по личному составу и кадровых приказов, содержание приказа по основной деятельности относится не к конкретному сотруднику, а к организации в целом. Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля , являются приказами по основной деятельности , а не по личному составу. Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации , формированию в отдельные дела и раздельному хранению, так как приказы по основной деятельности хранятся постоянно , а по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. Регистрация — подтверждение факта создания или получения документа в определенное время день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения.

Как оформлять и вести журнал регистрации приказов по личному составу

Оптимизированная система документооборота — один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме. Количество внутренних приказов, издаваемых крупной компанией, как правило, является очень высоким. Ежедневно специалисты кадрового учета издают приказы распорядительного и информационного характера, а также касающиеся основной деятельности и личного состава предприятия. Ввиду этого, организация качественного и упорядоченного документооборота зачастую является непростой задаче.

Учет приказов в организации: образец как правильно вести журнал приказов и распоряжений

Журнал регистрации приказов по личному составу — это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации. Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации. Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу. В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме. Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу. В одном журнале со сроком хранения 75 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:. В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:. Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы разные журналы.

Журнал регистрации приказов по личному составу: как оформить

Какую онлайн-кассу выбрать для интернет-магазина. Не все онлайн-кассы одинаково полезны для интернет-магазина. Читать статью. Как накликать внеплановую проверку. Как избежать штрафов.

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Акция месяца 8 88 Документооборот крупной коммерческой компании может быть весьма объемным. При этом все документы должны находиться в полном порядке, обеспечивающем возможность быстрого поиска нужной бумаги. В этой статье мы опишем, как организации может помочь налаженная система регистрации приказов в организации в году, которая ведется при помощи журнала учета приказов.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности, образец заполнения

.

Журнал регистрации приказов по личному составу

.

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. Пономарева
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. Роза

    Раньше деньги Нова Пошта на карту скидувала,а тепер, щось з приват банком не договорились)

  2. mingwafecteu

    Откуда у вас ЭТА информация? Почему не указали нормативные акты? Я пол-года назад специально интересовался этой темой, и в найденных мной документах была формулировка примерно такого содержания: Собака должна быть обеспечена средством контроля . Никаких упоминаний о поводках, о намордниках и, уж конечно, о бойцовых породах , которых не найти ни в одном классификаторе пород. Существует довольно большое разнообразие амуниции, подпадающей под определение средство контроля и предоставляющей возможности по ограничению свободы действий животного. Начиная от упомянутых намордника и поводка, до электроошейника и электронных систем слежения.

  3. Георгий

    Лично у меня отобрали три часа времени не обьяснив причину остановки.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных