Реестр регистрации исходящей документации иксель

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Открыть и скачать онлайн. Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

Здравствуйте, друзья сайта itswat.

Активировать демодоступ. В статье объясним, как составить книгу учета исходящих документов самостоятельно, что писать в каждой графе журнала, и какие документы в него включать не нужно. Не всякий текст, даже распечатанный на бланке организации, обладает юридической значимостью.

Журнал регистрации исходящих документов

Активировать демодоступ. Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия.

Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен.

К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, акты, протоколы и прочая организационно-распорядительная документация, касающаяся внутренних аспектов производственной деятельности. Входящей называется вся документация, поступающая в адрес компании, как обычной почтой, так и электронной. Это могут быть приказы и распоряжения вышестоящей организации, финансовые документы из банка и от контрагентов, обращения юридических и физических лиц, договоры, счета-фактуры, информационные письма и т.

Рекомендуем почитать: Обработка документов при поступлении и отправке. Исходящие документы — это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы.

Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом. Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации.

Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения. Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы. Адресатами их могут быть как частные, физические лица, так и другие учреждения, в том числе выше- или нижестоящие.

Если речь идет о нижестоящих организациях, основную массу документопотока может составлять организационно-распорядительная и информационно-справодчные документы : приказы, постановления, распоряжения, письма, обзоры. В вышестоящую организацию направляются: справки, отчеты, докладные записки, обзоры.

Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов. Учет исходящих документов в году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации.

Учету подлежат все исходящие документы, независимо от их формы и от формы отправления — обычной или электронной почтой, факсом.

Соответственно, все исходящие документы должны регистрироваться в зависимости от установленных в компании правил: от руки в специальном журнале регистрации исходящих документов, в электронных таблицах типа Excel или в специализированной программе электронного документооборота. Регистрация исходящих документов заключается в присвоении им уникального номера и записи сведений о документе. Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения. Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.

Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации.

Записи в журнал вносятся только после того, как документ и сопроводительное письмо к нему были подписаны исполнителями и руководителем. В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе:. Читайте также: Журналы регистрации документов. То, какую информацию должен содержать журнал регистрации исходящих документов, должно быть указано в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству.

Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений - исполнители. Составлений проект исполнитель предварительно должен согласовать с руководителем, и только затем оформить в соответствии с ГОСТ Р 6.

После этого документ подписывается руководителем и, при необходимости, утверждается и отдается на регистрацию. Оптимизация документооборота исходящих документов заключается в устранении необоснованных согласований их проектов. После всех согласований оформленный в окончательном виде документ представляется руководителю компании на подпись. Передавая подписанный руководителем компании документ на регистрацию, исполнитель должен приложить список организаций, в адрес которых должен быть направлен данный исходящий документ.

Документооборот исходящих документов подразумевает, что в рассылку направляются оригиналы, в папку с исходящей корреспонденцией также подшивается оригинал.

Если исходящее письмо отправляется факсом или электронной почтой, единственный экземпляр подшивается в папку с исходящей перепиской. После регистрации исходящие документы направляются адресатам в тот же день.

Если это телеграмма, ее следует отправить немедленно. В случае, когда вложение подлежит возврату, на нем делается соответствующая пометка или ставится штамп. Непосредственный исполнитель и его рабочий телефон указывается на обороте первого листа исходящего документа. Его подпись рядом с фамилией должна стоять на том экземпляре, который подшивается в папку с исходящей корреспонденцией. Оформление исходящих документов подразумевает присвоение исходящего номера.

Номер исходящего документа зависит от того, является ли оно ответом на присланный ранее запрос, или же написано в инициативном порядке. В первом случае исходящим номером будет являться входящий номер, полученный при первичной регистрации, во втором — самостоятельный номер, присваиваемый в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой дел организации.

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" — ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

Как знакомить с документами: ошибки, которые не останутся для вас без последствий. Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Делопроизводство. Исходящие документы в организации. Темы: Делопроизводство Документооборот Система документооборота Документы делопроизводства. В статье рассмотрены вопросы: что такое исходящие документы организации; какие виды исходящих документов встречаются в практике производственной деятельности; как осуществляется учет и регистрация исходящих документов; какие сведения содержит журнал регистрации исходящих документов в году; как организован документооборот исходящих документов; как оформляются исходящие документы.

Внутренние, входящие и исходящие документы организации Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов. Рекомендуем почитать: Обработка документов при поступлении и отправке Исходящие документы — это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы.

Виды исходящих документов Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы.

Учет и регистрация исходящих документов в году Учет исходящих документов в году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации. Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.

Как вести журнал регистрации исходящих документов в году Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации. В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе: индекс, включающий номер дела и, при необходимости, код подразделения-инициатора документа, код отправления ф - факсом, э — по электронной почте ; дата регистрации; дата и номер запроса, на который отправляется ответ; наименование адресатов или корреспондентов, на чей запрос дается ответ; краткое содержание документа, отражающее его суть; отметка об исполнении регистрационные номера входящих документов-ответов ; сведения об исполнителе подразделение должность, ФИО ; примечание.

Читайте также: Журналы регистрации документов То, какую информацию должен содержать журнал регистрации исходящих документов, должно быть указано в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству. Документооборот исходящих документов Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений - исполнители. Как правильно изъять документ из дела?

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой!

Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Читайте ответ на вопрос. Новости по теме. Что учесть в работе в году. Какие документы можно уничтожить в году и как правильно это сделать. Как нельзя знакомить с документами в году: 9 фатальных ошибок. Эксперты рассказали, как составить идеальный приказ в году. Правила выдачи электронной подписи изменили. Статьи по теме. Обновление приказов по предприятию в новом году.

Делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция. Основные реквизиты документов: как правильно оформлять по ГОСТу. Документооборот на предприятии: правила и принципы. Вопросы по теме. Переходящие дела в номенклатуре дел. Почему дела имеют срок хранения? Нужно ли регистрировать оригинал письма под новым номером? Как перейти к технологиям интеллектуальной обработки текстов?

Справочник секретаря и офис-менеджера. Получить демодоступ или сразу подписаться. Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры. Политика обработки персональных данных.

Как создать реестр документов в Excel: пошаговая инструкция с фото

Активировать демодоступ. Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен. К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, акты, протоколы и прочая организационно-распорядительная документация, касающаяся внутренних аспектов производственной деятельности.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Важно соблюдать следующее требование — регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать.

Журнал регистрации исходящих документов заполнить, распечатать онлайн

Регистрация документов организации - программа предназначена для регистрации и ведения входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов приказов, распоряжений ит. Возможность ведения нескольких организаций. Возможность автоматического формирования номера документа. Оповещение по сроку исполнения для ответственных исполнителей. Возможность вставки изображения документа. Поиск по журналам. Возможность настройки прав доступа каждого пользователя к журналам документов. Поддерживается режим работы по сети.

Регистрация исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов — служит для документирования всей исходящей документации из хозяйствующего субъекта. В данном журнале отражается сведения о всей исходящей корреспонденции. Для регистрации укажите Ваш E-Mail:. Для входа на сайт укажите Ваш E-Mail:. Для восстановления пароля укажите Ваш E-Mail:.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр!

.

Исходящие документы в организации

.

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Викторин

    Хотелось бы задать вопрос, вдруг ответите. Мы из Крыма. У всех, естественно, украинские паспорта никуда не делись. Кроме одной младшей родственницы. Ей скоро 16. Как ей правильно въехать на материковую Украину и что делать, чтоб получить паспорт? Думаю, этот вопрос интересует не только меня.

  2. tranesar

    Із змінами, внесеними згідно з Законами N 404-12 від 24.10.90, N 2113-12 від 14.02.92)

  3. Марианна

    Вы так об этом говорите как будто вчера из космоса упали. или жили в дурдоме, где было всё иначе. расскажите нам как туда попасть. я тоже там хочу пожить.

  4. Дина

    Расскажите пожалуйста про законопроект 8060 (банкротство физических лиц)

  5. Архип

    Поймали бухим сразу поехали в наркологичку. Там ребята все сговорчивые. И все норм

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных